浪潮云会计电脑版装好后，第一次登录怎么操作
下载与安装步骤那点破事
说实话这软件第一次装上去的时候我也懵了好一阵。你从网上随便搜个“浪潮云会计下载”,点本页下载按钮后拿到一个exe文件,双击就开始装了。但这里有个坑——很多人装到一半老会卡住,提示缺什么VC++运行库或者.NET Framework。我当初装的时候就碰上这事儿,弹了个窗口说“系统组件缺失”,我寻思这新电脑咋还缺东西呢。后来才发现,浪潮云会计在Win10上其实默认不带那些运行库,你得先去微软官网装个Visual C++ 2015-2022的合集包,或者更省事的法子是直接装个“运行库一键安装包”,网上搜一下就有。装了这些东西之后再点安装包,基本一路下一步就行,别乱改安装目录,用默认的C盘Program Files就好,省得后面出权限问题。
安装过程花不了几分钟,进度条走完之后桌面会自动生成一个图标。你要是没看到图标,可以去开始菜单里搜浪潮云会计,也能找到。装好了先别急着双击登录,先看看系统要求。我试过在老爷机——一个i5-4200U、4G内存的笔记本上跑,卡得跟幻灯片一样,登录页面加载就要半分钟。所以建议内存至少8G,硬盘是固态就更稳。另外,这软件特别挑网络,公司内网限制多的状况下,经常连不上服务器,我一开始就卡在这步,折腾了两次才明白得检查防火墙是不是把端口封了。
第一次双击图标与账号注册
装完之后双击桌面那个浪潮云的图标,其实它加载速度还算可以。我第一次进去的时候黑屏了那么两三秒,然后就蹦出来一个登录界面,白色底,中间一个方框,上面写着“账号”和“密码”两个输入框。这界面简洁过头了,连个“没有账号”的链接都不明显,我当时翻了一圈才在左下角找到一行小字——“立即注册”,点了就跳转到浏览器的网页。这里要提醒你,登录页面千万别习惯性按回车太多,我试过一次密码输错后狂按回车,结果直接锁定了账号五分钟。
注册流程倒是不复杂。你打开那个网页注册页,填个手机号、设个密码、收个验证码就完事了。用的手机号就是登录名,密码要求六位以上,最好带数字和字母组合,不然它会提示“密码安全等级低”。我早年图省事设了六个8,后面被公司IT要求改了。注册完后会直接让你创建企业信息,填公司名、税号这些,但第一次登录不搞这个也行,可以跳过,后面在软件里补。这个跳过按钮藏得很随便,在页面右上角有个“暂时跳过”,你得仔细找找。
还有一点容易被忽略——浪潮云会计的试用期。新注册账号默认送一个月免费试用,但只针对标准版功能。我朋友傻乎乎地注册完之后,直接用试用账号登录电脑客户端,结果发现跟网页版数据不同步。后来才明白问题出在两个渠道的账号不一致——网页版注册的跟客户端登录的虽然用的是同一个手机号,但你得先确认“云会计”是这个账号下的子产品。说白了,你注册完要去网页端云端后台把“云会计”模块激活一下,客户端才能正常读取数据。
首次登录的界面和基本设置
账号密码填好,点登录,过几秒就进去了。第一次进去的那个界面,说实话第一眼有点晕。左边是菜单栏,什么“凭证管理”“报表中心”“固定资产”这些,颜色浅灰色,字不大。右边主区域默认就显示一个欢迎页面,上面有个大大的“开始使用”按钮,还有几个快捷入口。我第一次点“开始使用”,它直接弹出一个设置向导,问我“企业信息”和“会计期间”。这时候别瞎填,企业名称必须跟营业执照一致,不然后面打印凭证会闹笑话。会计期间默认是自然年每月1号,但你要是做跨年业务的,可以改,比如从4月1日算年度起始。
设置向导跑到第二步会问科目结构。这个很重要。浪潮云会计默认给你一套标准的“2019年新会计制度”科目,大部分小微企业够用。但你要是有特殊需求——比如自己做贸易,或者要核算外币,你得跟向导里勾上“启用外币核算”或者“启用存货核算”。我当初没勾,结果后面做出口退税的账,发现没有币种字段,只能反初始化改,麻烦得很。所以建议第一次就考虑清楚,尤其是如果企业有库存管理需求,“启用存货”那个复选框一定点上,否则后面补设置会丢数据。
这个向导后面还有一页是“用户权限”,让你添加会计、出纳这些人的账号。但第一次登录基本就你一个人用,这步可以跳过。只要注意,向导里会有个“是否自动生成凭证号”的选项,默认是勾着的,这个别关,否则每张凭证都得手输编号,月底对账能烦死人。填完这些,点“完成”,软件就开始加载初始数据,大概等十几秒,然后跳转到主工作界面。
主界面功能摸索与首次建账
主界面进来后,左边菜单能见到“总账”“报表”“凭证”几大类。我第一次点“总账”进去,发现里面分“科目余额表”“明细账”什么的,空的,因为还没数据。这时候要做的是建账——其实就是把企业期初余额填进去。不少新手会卡在这里。操作路径是:左边菜单找到“基础设置”→点“期初余额”,弹出一个表格,里面是你之前选好的会计科目。你得把截至当前日期的各科目余额,比如银行存款、应收账款这些,逐个填进去。要留意,“应收账款”如果之前有几种不同的客户欠款,直接在科目里填总数就行,不用每条明细,那个后面在辅助核算里搞。
填期初的时候还有个注意点,你去看科目列表的最下面,会有一个“试算平衡”按钮,点一下,系统会告诉你借和贷平不平。我第一次没点,闷头填了半小时,结果后面做凭证时发现总账不平衡,只能回头改。所以进账前一定让试算通过。除此之外,你可能会遇到一个反直觉的事——浪潮云会计不支持直接从Excel导入期初余额。我是提前在旧系统里导出了Excel,然后一列一列复制进去的。复制时有个技巧,直接在格子里面按Ctrl+V就行,但只限数字,文字科目名称复制进去会报错。另外,如果期初数据里涉及“固定资产”的,必须先在“资产”模块里把明细建好,不然期初余额来了也合不上折旧。
还有一个小细节,建账时系统会让你选“会计启用日期”。比如,你公司2月份开始用浪潮云,那就选2月1日。我有个客户,折腾了半天,启用日期填成了1月1日,结果自动生成的1月凭证里全是零,后来发现是月份逻辑乱了,只能删档重来。所以不要为了方便就填个整月1号,一定要与实际业务开始日匹配。
凭证录入与保存的小门道
账建好之后,就可以录凭证了。点左边“凭证管理”→“记账凭证”,界面变成一张标准的会计凭证样式,左上角是“日期”,后面是“凭证号”。第一次录凭证,默认的凭证号是“记-1”,这是自动生成的,你不用管它。录入摘要比如“采购办公用品”,然后选科目,比如“管理费用-办公费”。选科目时你能用拼音首字母快速定位,比如输入“GLF”就跳出来了,这一点很实用,省得一个个翻下拉菜单。然后填借方金额,再填贷方金额。浪潮云会计有个优点,它会实时显示“借:1000 贷:1000”的平衡提示,如果不等,会出现红色警告,保存不了。
我第一次录凭证时犯了个低级错误——摘要里随手写了“买本子”,结果凭证打印出来很业余。所以摘要要标准点,像“购买办公用品-明细:笔记本10本”这样,内部审计也好查。录完后点“保存”,默认是自动保存的,但你如果不放心,快捷键Ctrl+S也能用,不过我测试过,点了保存后系统并不会立即写入数据库,有个几秒钟的延迟,所以最好别急着关窗口。
这里还有个隐藏功能,多数人不知道——凭证页面上方有个“附件”图标,可以上传图片或PDF,扫描发票往里丢,这样要是后期查账,双击凭证就能看到对应发票。我都是每个月把发票拍好照,直接上传,省了打印一堆纸。不过要注意,浪潮云会计只支持单张图片不超过5MB,多了会上传失败。遇到大图就先压缩一下,用系统自带的画图工具缩小尺寸就行,别用第三方压缩软件,容易丢参数。
另外,录凭证时偶尔会出现“科目不可用”的情况,比如选择了“现金”科目,系统却提示“此科目为末级科目,但未被启用”。这通常是因为你在“基础设置-科目”里把它停用了,或者这个科目不是你之前选的会计制度里的。去科目设置里搜一下,看看该科目前面的复选框是不是绿的,红色就代表停用,点一下勾上就行。
报表自动生成与导出检查
凭证录到月底,就该出报表了。浪潮云会计在出报表这件事上做得挺省事。你在左边菜单找到“报表中心”,进去后默认显示“资产负债表”和“利润表”。第一次打开资产负债表,上面所有数据都是空的,右下角有个月度“生成报表”按钮。点一下,它自动把当月所有凭证汇总,填到对应科目下。这个过程大概几秒到半分钟,看你凭证多少。报表生成后,一定仔细检查几个关键数:货币资金、应付账款、未分配利润。我有个朋友第一次生成,发现“货币资金”比银行流水少了两万,查了两天发现是有一笔付款凭证摘要写错了,科目选错道。所以生成报表后,不要直接打印,先用“数据核对”功能,系统会提示你哪几个科目和明细账不一致。
利润表生成后,如果你要报税,就把这数据导出来。导出的路径是:在报表页面右上角,有个“导出”按钮,下拉选“Excel格式”就行。导出来的Excel文件里面的公式是保留的,很多格子是自动算式,但不建议直接在Excel里修改这些公式,会破坏模板结构。我习惯的做法是:导出来后另存一份,原始版不动,改的那份重新命名,避免搞混。
还有个常见问题——有很多人说生成的资产负债表不平。我一同事就遇过,检查后发现是“年初余额”那里有数字没填对。这个年初余额是在建账时你填的“期初余额”部分,如果科目有漏填的、或者借贷不平,月份报表肯定也平不了。所以万不得已,不要盲目信任自动生成,每个月至少手工加一遍关键科目的试算平衡表,跟软件的数据比对一下。
常见登录失败和缓存处理
用了几个月,难免碰到登录不上或者数据错乱的情况。最常见的问题是密码输对但提示“登录失败,网络异常”。我先排查的是网络——如果公司用的是代理服务器登录外网,那么浪潮云会计客户端需要单独设置代理;设置方法是在登录界面右上角有个小齿轮图标,点进去选“网络设置”,填入代理地址和端口。我过去没设这个,直接登不上,后来网管给了地址:端口8888,填上就好了。
如果你确定网络没问题,那就是客户端缓存问题。浪潮云会计的缓存文件会留在C:Users你的用户名AppDataLocalLangchao下面。一次我登录后,发现凭证数据怎么刷新都少了几条,找了官方客服,客服让我直接删掉整个缓存文件夹里除了数据库外的其它文件,然后重启软件。我照做了,再登录时数据就正常了。平时只要不频繁掉线,也就不用动缓存,但每月出报表前我会有意清理一次,防患未然。
还有一个很多人没说到的点——浪潮云会计登录页面上有个“记住密码”的复选框,千万别勾。我那次勾了,结果公司电脑其他人打开客户端直接进去了我的账套,虽然事后没丢数据,但信息泄露这事儿可大可小。所以上班用的话,每次退出都点左下角的“退出登录”按钮,不要只关窗口。鼠标移到右上方头像那里,下拉菜单里能看到“退出登录”,点了就能让下次登录重新输密码。
另外,如果你换电脑重装系统,重新安装了浪潮云会计,第一次登录时如果提示“本机没有加密狗信息”,别慌,那是因为云会计的授权不是靠加密狗的,是跟账号绑定。这时候点“忽略”,然后用手机号+密码登录,系统会自动验证授权。只有买的那种本地版才会需要实体的加密狗。如果你确实用了加密狗版本,那就检查一下USB口插的狗灯是否亮着,不亮换一个口,再运行软件。